Drejebog for at arrangere Søndags Jam – Opdelt i 4 ansvarsområder
Ansvarsområde A – Lokaler
Find egnede lokaler/lokation
– Det kan være et kulturhus, et spillested, musikskole, øvelokaler, en skole eller lignende og gerne hyggelige øvelokaler med god akustik. Øvelokalerne skal være lydisolerede eller separate, så man ikke generes af lyden fra de andre grupper.
– Helst en lokation med øvelokaler til 4 grupper, der som minimum ligger meget tæt to og to, så Banddoktorene hurtigt kan gå fra gruppe til gruppe.
– Det virker bedst, når der kun er 2 grupper per banddoktor – skal en banddoktor dele sin tid mellem 3 grupper, kommer nogle grupper ikke til at se meget til ham. Og 2 banddoktorer til 3 grupper vil øge brugerbetalingen betragteligt, eller gøre det svært at få til at løbe rundt økonomisk. Det kan også fungere med kun 2 grupper (og måske også med 6) men arbejdet med at arrangere er stort set det samme som med 4 grupper, så det giver god mening at få lidt flere med.
– Lokationen skal også indeholde et sted, hvor der er mulighed for, at alle deltagerne kan holde pause sammen, og sidde og spise samtidig. Der skal også være bestik, service og mulighed for opvask af samme.
– Der skal være en stor scene til den afsluttende koncert samt plads til publikum – typisk er der omkring 10 publikummer per gruppe inklusive deltagerne selv. Jo større scene jo bedre, da de fleste helst vil spille over deres egen forstærker. Afviklingen af koncerten går hurtigst, hvis alle forstærkere kan stå på scenen samtidig.
Skaf PA anlæg til alle øvelokaler.
Skaf en lydmand, der kan styre lyden på scenen om aftenen. Det kan godt være lidt krævende at styre lyden, når 4 grupper skal spille lige efter hinanden til koncerten om aftenen, så det er bedst med en erfaren lydmand.
Find (eller opret selv) en forening, som kan fungere som officiel arrangør, og som har et system til at håndtere tilmeldingerne og modtage brugerbetalingen (Fx ForeningLet.dk) Det er typisk også nødvendigt med en officiel forening, for at man kan låne lokaler af kommunen.
Fastsæt en dato for arrangementet i samarbejde med Banddoktorer, lydmand og andre nøglepersoner, samt ift. hvornår lokalerne er ledige. Koordiner også med andre SøndagsJam-arrangementer, så de ikke ligger for tæt. Informer evt. en frivillig fotograf om datoen.
Fastsæt deltagerpris
– Med en banddoktor per 2 grupper og hverdagsmad leveret udefra (er fundet til 100kr per mand) ligger det på omkring 300kr per deltager. Det er ikke meningen at det skal give stort overskud, det skal bare løbe rundt.
Opret tilmeldingssystem på SøndagsJams hjemmeside eller på jeres forenings hjemmeside. Link imellem disse. En tilmelding pr. instrument så der er styr på max antal af hvert instrument. Opret også en venteliste.
Lav overordnet tidsplan
– Tilmelding åbner – 10 uger før arrangementet
– Deadline for tilmelding – omkring 1 måned før arrangementet
– Grupperne dannes og deltagerne informeres og sættes i gang med at udvælge numre – få dage efter deadline for tilmelding
– Deadline for valg af numre. – omkring 3 uger før arrangementet
– Valgte numre sendes til Banddoktorerne omkring 2 uger før arrangementet
Ansvarsområde B – Annoncering
Lav poster til brug på Facebook, til flyers, på foreningens hjemmeside mm. Design selv (fx i Powerpoint) eller opdater den officielle SøndagsJam poster med dato og sted.
Reklamer for arrangementet
– Få Søndags Jam til at skrive ud til alle tilmeldt Søndags Jam’s nyhedsmail når tilmeldingen åbner
– Opret begivenhed på Søndags Jam Facebook side og del den evt. på andre aktuelle lokale FB sider – senest når tilmeldingen åbner
– Post tekst og SøndagsJam-poster på div. lokale Facebook sider. (Brug evt. tekst fra SøndagsJam hjemmeside) – løbende og efter behov.
– Opret annonce på dba når tilmeldingen åbner, samt efter behov
– Forsøg at få en artikel i lokalavisen (send pressemeddelelse eller kontakt en journalist)
– Læg flyers i lokale musikforretninger, øvelokaler, bibliotek mm.
– Kniber det med at få fyldt alle pladserne op så udvid til nationale Facebook sider som fx “Musikerkontakt” og lignende. Man kan også finde nogle lokale der sælger de pågældende instrumenter man mangler på dba, og så skrive en besked direkte til dem.
Ansvarsområde C – Praktiske opgaver
Bestil mad
– Varm mad til middag (fx gryderet) og smørrebrød til aften leveret af en lokal kro/restaurant. Det virker bedst med varm mad til middag og kold til aften, da det typisk bliver lidt kaotisk om aftenen når instrumenterne skal flyttes til den store scene, og der skal laves lydprøve for alle grupper.
– Få frivillige til at bage kage og tage med, eller bestil/køb kage til eftermiddagskaffen og til salg under aftens koncert.
På dagen
– Klargør lokalerne med hjælp fra deltagere. I øvelokalerne fjernes evt. møbler, og PA anlæg sættes op. Stil borde og stole op hvor der skal spises
– Indkøb af div. småting såsom kaffe, stearinlys samt evt øl og vand til salg til deltagere og publikum
– Print og ophæng “Dagens tidsplan” samt “Gruppesammensætning” i hvert øvelokale
– Tag imod deltagerne, kryds dem af på listen, og anvis dem hvor deres gruppe skal øve
– Koordiner afhentning og anretning af varm mad til middag og smørrebrød/sandwich til aften.
– Koordiner afhentning og anretning af kager
– Hold velkomsttale om morgenen med praktisk info og introduktion til banddoktorer, fotograf og evt. hjælpere.
– Hold velkomsttale til koncerten om aftenen, og præsenter de forskellige grupper før de går på scenen
Ansvarsområde D – Grupperne
Følg op på alle tilmeldinger – check at nødvendig info er udfyldt, og svar på spørgsmål / løs problemer med tilmelding / betaling. Tilføj evt. kommentarer. Slet og refunder penge hvis nogle melder fra. Refundér kun frem til deadline)
Dannelse af grupperne efter deadline for tilmelding – tag hensyn til følgende:
– Kompetencerne skal deles ligeligt ud på alle grupper – det vil f.eks. sige, at de 4 mest erfarne guitarister skal i hver sin gruppe, og de 4 mest uerfarne skal også i hver sin gruppe. En erfaren og en uerfaren lead vokal i hver gruppe osv.
– Tilstræb at deltagerne ikke kommer til at spille sammen med nogen, de spiller sammen med til dagligt, eller som de før har været i gruppe med til SøndagsJam
– Tag så vidt muligt hensyn til ønsker om musikgenrer
– Tag lidt hensyn til ønsker om at komme i gruppe med nogle bestemte
– Så vidt muligt en mandlig og en kvindelig leadvokal når der er to vokaler i en gruppe
– Hvis der kun er en leadvokal, så gerne i gruppe med nogle der kan synge kor
– Fordel så flest mulige grupper har enten en på keys eller blæs
Udnævn en gruppekoordinater (kapelmester) for hver gruppe – gerne én, der har været med før
Send efter deadline en mail til alle tilmeldte med generel info (se hjemmeside)
Send en mail til grupperne, når de er dannet, med kontaktinfo og procedure for udvælgelse af numre
Send en mail med opgaver der skal fordeles omkring 2 uger før arrangementet
o Hjælp til med at klargøre lokalerne inkl opsætning af PA anlæg
o Bag og medbring evt. en kage
o Bryg kaffe og stil frem til morgenvelkomsten
o Anret middagsmaden og bryg kaffe
o Ryd af efter middagsmaden
o Bryg kaffe til eftermiddagspausen og anret kagerne
o Ryd af efter eftermiddagspausen
o Anret aftensmaden og bryg kaffe
o Ryd af efter aftensmaden
o Hjælp med afrigning af PA anlæg og oprydning i lokaler
o Tag billeder, både i løbet af dagen og under koncerten